Les dépenses professionnelles faciles à gérer grâce aux cartes prépayées

Chaque année les notes de frais représentent plus de 30 milliards d’euros pour les entreprises. Selon un rapport d’analyse d’Oversight Systems, une entreprise perd chaque année 5% de ses revenus du fait de la fraude ; 89% de cette perte est liée aux remboursements des notes de frais ! En plus d’une perte de revenus non négligeable, l’automatisation de ces frais pour l’entreprise n’est pas monnaie courante puisqu’aujourd’hui, 59% des salariés ne seraient pas équipés d’un logiciel de notes de frais (sachant qu’en moyenne, il faut 27 minutes à un collaborateur pour remplir une note : soit une perte de temps considérable du temps de travail et donc de productivité pour les entreprises).

Le problème des dépenses professionnelles

De récentes études démontrent qu’aujourd’hui 70% des salariés souhaiteraient bénéficier d’une application dédiée à la gestion des notes de frais ; que les coûts de traitement de ces dernières peuvent être réduits de 87%, et que le temps nécessaire à son traitement pourrait être divisé par quatre avec, à la clé, moins d’erreurs et de fraudes. Enfin, dans 85% des PME aucun système de gestion ne serait en place !

Vous l’aurez compris, les notes de frais constituent un véritable casse-tête pour les employeurs et leurs salariés. Extrêmement chronophage (et donc engendrant des pertes de productivité), sensible aux fraudes et aux détournements de politiques internes, coûteux et difficile à budgétiser…ce système de remboursement est à l’aube d’une nouvelle ère avec la démocratisation des cartes prépayées au sein des entreprises.

Les cartes prépayées pour faciliter la gestion des dépenses professionnelles

Aujourd’hui, grâce à l’intervention de Programmes Managers et aux services de paiements qu’ils fournissent, fusionner les expertises financières et IT, devient accessible à tous. Les cartes de paiement rechargeables deviennent la solution incontournable ! En effet, une entreprise peut désormais réserver régulièrement une somme déterminée sur un compte dédié à des fins de dépenses professionnelles sous forme de « provisions ». Les salariés ont ainsi la possibilité de dépenser cet argent par l’intermédiaire de cartes de paiement (Mastercard/Visa etc., physiques ou virtuelles) fournies par l’entreprise. L’entreprise garde la visibilité sur les dépenses effectuées (elle peut notamment valider ou non en amont une demande de dépense si nécessaire), contrôle l’émission des cartes de paiement, leur rechargement et leur gestion. Elle peut gérer en toute autonomie, sans passer par une banque, l’ensemble de ses cartes de paiement professionnelles ainsi que les transferts d’argent d’une carte à l’autre en temps réel. Elle a également accès à des rapports précis permettant d’identifier plus rapidement les erreurs, les fraudes et les anomalies budgétaires.

A plus grande échelle, une entreprise dont les clients sont également des entreprises (BtoB) pourrait fournir des cartes de paiement à son effigie et ainsi offrir des produits et services financiers à ses clients. Exemple : une entreprise dont le cœur de métier est de fournir des services et outils de gestion des notes de frais, pourrait fournir des cartes de paiement prépayées à ses clients pour les aider à gérer leurs dépenses professionnelles.

Ces programmes de paiement « prêts à l’emploi », conçus pour les dépenses professionnelles, facilitent l’automatisation des notes de frais. Ils réunissent de nouveaux systèmes centralisés, simples d’utilisation, qui permettent de se libérer de la gestion papier et de concrètement rationaliser sa politique « d’expenses » en supprimant des processus de gestion des dépenses manuels et fragmentés.

Grâce à ce nouveau mode de paiement simple et rapide, les entreprises peuvent avoir une meilleure gestion des budgets alloués à chaque collaborateur ou service, gardent un œil sur les dépenses en temps réel et donc une meilleure visibilité sur les stratégies à adopter. Finies les avances de frais par le salarié ou encore la perte de temps liée à la gestion manuelle de ces notes de frais. La gestion des budgets se fait de façon fluide et libre.